La mayoría de los problemas que surgen dentro de una empresa están relacionados con las gestiones administrativas y actividades rutinarias. Para poder sobrellevar dicha carga, la mejor opción es contar con un sistema ERP integral que logre simplificar las tareas y hacer el trabajo más llevadero.
Tanto si trabajas en Recursos Humanos o te encargas de la supervisión de tu equipo, necesitarás un buen software de gestión como el de Visualtime que te permita mantener tu enfoque. De esa manera, tendrás al personal satisfecho y podrás tener a mano toda la información relevante de tu empresa.
Algunas de las áreas que más se benefician con esta clase de sistemas están relacionadas con el control de horarios, selección de personal, gestión de nóminas y emisión de facturas. En este artículo analizaremos los beneficios que ofrece el ERP a tu empresa y cómo escoger la solución adecuada a tus necesidades.
Índice
De qué forma un sistema ERP ayuda a Recursos Humanos a simplificar sus tareas
Un sistema ERP es, básicamente, un programa de gestión empresarial que te permite centralizar los datos en un solo lugar. A diferencia de los modelos antiguos, las versiones más recientes como Visualtime trabajan desde la nube, lo que facilita la interacción de la empresa con los trabajadores remotos.
Dentro del departamento de Recursos Humanos, le permite controlar al personal que forma tu equipo. También le facilita el proceso de selección de candidatos para cubrir una vacante libre, aparte de ofrecer oportunidades internas a los colaboradores ya establecidos, según su desempeño o habilidades.
Para poder agilizar la contratación del personal, el software de reclutamiento puede brindar información de seguimiento para conocer el resultado del proceso de selección. Por otro lado, el portal de empleos permite crear un anuncio de vacantes para facilitar la postulación a través de la plataforma.
Esto es posible gracias a los algoritmos de concordancia incluidos dentro del programa, que detecta a los candidatos idóneos para el puesto a cubrir. De esa forma, se reduce el tiempo de contratación, evitando así que esos candidatos pasen de días a meses esperando por una respuesta.
Qué ventajas ofrece un software de fichaje y control de horarios
Controlar los horarios del trabajo es primordial para que una empresa prospere y cuente con una buena reputación. Esto es especialmente útil si se quiere conseguir clientes o, incluso, ser un sitio ideal para aquellos que están buscando trabajo. Entre las ventajas que ofrece el ERP se encuentran:
- La posibilidad de optimizar la carga laboral.
- Un mayor control de las actividades internas de un departamento o sector de la empresa.
- Una reducción considerable de horas de papeleos y fichajes.
- Una mayor autonomía por parte de los trabajadores para hacer solicitudes y consultas relacionadas con su desempeño.
- La opción de elaborar informes semanales o mensuales para conocer los resultados obtenidos por un encargo, tarea o proyecto.
- La prevención de atrasos en las tareas, que generen en la implementación de horas extras para intentar llegar a la fecha límite.
En este aspecto, es necesario que el sistema de fichaje para empresas brinde las herramientas necesarias para asignar los turnos de cada empleado. También debe ser capaz de controlar las ausencias para encontrar sustitutos y evitar que se atrasen las tareas.
Cómo elegir la mejor solución para automatizar las tareas repetitivas de una empresa
Uno de los detalles que debes tener en cuenta es conocer las normativas vigentes, donde sí o sí debes implementar una solución que se ajuste a lo establecido por la ley. Por ejemplo, la facturación electrónica entrará en vigor muy pronto, por lo que necesitas un programa para hacer facturas electrónicas con eficiencia y seguridad.
Además, también están los reglamentos internos de una empresa, así como las normas vigentes sobre la jornada laboral. En este aspecto, un software de control de horarios es lo mejor que puedes adquirir para gestionar los fichajes.
Aparte del aspecto jurídico, también es primordial que el ERP cuente con las siguientes funciones:
- Integración con otras plataformas: Si ya cuentas con un sistema informático dentro del departamento de Recursos Humanos, el nuevo software debe poder integrarse fácilmente en él. Esto ayudará a que el personal logre familiarizarse con la interfaz y haya menos resistencias por algún cambio repentino.
- Personalización: No todas las empresas tienen las mismas necesidades o recursos informáticos, por lo que es necesario contar con un software personalizable. Esto involucra el flujo de trabajo, la imagen corporativa y el proceso de selección.
- Compatibilidad con diferentes dispositivos: Incluso entre los gerentes de grandes corporaciones, se está volviendo cada vez más habitual usar el móvil en horarios laborales. Es por eso que el ERP debe ser compatible con diversos dispositivos y adaptarse a los requerimientos de cada sistema operativo.
- Sistemas de encriptación y seguridad: Tanto las soluciones nativas como los ERP en la nube, requieren de una alta protección contra los ataques cibernéticos y accesos no autorizados. De esa manera, se garantiza la protección de datos confidenciales que pueden comprometer la integridad de la empresa y de los trabajadores.
- Elaboración de informes: Para conocer el resultado de un entrenamiento, selección y reclutamiento, la herramienta debe brindar información precisa en forma de datos y estadísticas. De esa manera, los supervisores y gerentes podrán saber si las estrategias realizadas durante un cierto periodo de tiempo son realmente efectivas.
- Herramientas de automatización: Tanto para resolver consultas frecuentes como seleccionar currículums son tareas repetitivas que se pueden automatizar con el software adecuado. También es ideal para programar entrevistas, asignar roles y recibir recomendaciones para cubrir vacantes internas.
Junto a todo lo mencionado anteriormente, un software de gestión empresarial también debe brindar soporte para solucionar problemas técnicos. Por otro lado, es necesario que incluya alguna demo gratis para que el personal pueda aprender a usarlo.
En conclusión, los sistemas ERP integrales mejoran el flujo de trabajo gracias a la automatización. También permite controlar los horarios de trabajo, gestionar las nóminas, emitir facturas y acceder a los datos desde un solo lugar.